Перед тем как приступить к изучению настоящей главы изучите в разделе «Справочники» принципы работы со справочниками

Общие положения по документообороту

Первичные документы (ПД) фиксируют правовой факт свершения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей в бухгалтерском учете. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее правильно оформленным ПД. Исходящие документы оформляются в АУБИ в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе, скрепляются подписями соответствующих должностных лиц и печатью организации. При этом электронный и юридически значимый бумажный документы считается идентичными. Входящие документы вводятся в информационную систему на основании правильно оформленного бумажного документа, полученного от организации контрагента.

Документирование (оформление учетных записей) – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документирование обеспечивает бухгалтерскому учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия.

Содержание первичного документа. ПД должен соответствовать положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете и положению о бухгалтерском учете и отчетности. Используемые в документообороте формы ПД могут быть стандартизированы следующими положениями:

· Унифицированные межведомственные и типовые формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом.

· Отраслевые формы специализированной первичной учетной документации разработанные Министерства на основе типовых

· Самостоятельно утвержденные формы распоряжением руководителя, либо вышестоящей организации по подчиненности.

1. ПД должны иметь юридическую силу, то есть содержать обязательные реквизиты.

1.1. Название и адрес организации составившей документ.

1.2. Наименование документа.

1.3. Код формы (шифр по системе Госкомстата и ОКУД).

1.4. Дата составления документа.

1.5. Содержание хозяйственной операции и ее основание.

1.6. Измерители операции (натуральные, трудовые, денежные).

1.7. Указание сторон, наименование должностей лиц, участвующих в совершении хозоперации, оформленным данным документом.

1.8. Личные подписи и их расшифровки лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.

1.9. Остальные реквизиты определяются характером оформления хозопераций.

2. ПД составляются средствами, которые обеспечивают их сохранность в течении длительного времени.

3. Ошибки в ПД исправляются так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в кассовых и банковских документах не допускается.

4. Не допускается оформлять операции противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными и другими средствами.

5. ПД должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не возможно, то непосредственно по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление ПД, за достоверность данных, а так же за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Порядок оформления документов. От качества оформления ПД зависит правильность бухгалтерского учета и обобщенных выводов по учетным данным. Первым этапом бухгалтерской обработки ПД является:

1. Проверка по форме (полноты и правильности его оформления) позволяет сделать вывод о том, что ПД оформлен на бланке установленной формы и все его реквизиты заполнены.

2. Арифметическая проверка позволяет выявить ошибки, допущенные при подсчетах итоговых сумм и таксировке.

3. Проверка по существу и по содержанию позволяет установить законность документируемых операций, логическую увязку отдельных показателей и целесообразность совершаемой операции.

4. Выполнение учетных записей по документу. После проверки ПД бухгалтер принимает решение о том, какую именно хозяйственную операцию по ПД необходимо выполнить. Все этапы проверки полноты и правильности оформления документа позволят выполнить правильную хозяйственную операцию.

Исправления ПД. При оформлении документов могут возникать ошибки, которые приходится исправлять. Не допускается вносить исправления в банковские и кассовые ПД. В документах, относящиеся к другим сферам хозяйственной деятельности ошибки исправляют путем зачеркивания одной линией, так чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и выше зачеркнутого вписывают правильные данные. Исправления в ПД сопровождают записями: "Исправлено" или "Исправленному на <…> верить" с указанием даты исправления и подписей лиц, ранее подписавших этот документ.

Кто должен подписывать ПД. Документы подписывают лица, оформившие ПД, ответственные за совершенную операцию. Список должностных лиц, имеющих право подписывать документ, утверждает директор по согласованию с главным бухгалтером. Для каждого уполномоченного подписывать документы лица должен существовать список документов, которые он имеет право подписывать.

Регистрация документа - отражение его в соответствующем регистрационном журнале. Каждый документ регистрируется в соответствующем журнале. Например, входящие платежные поручения регистрируется в журнале входящих ПП, исходящие в журнале исходящих ПП, накладные в журнале накладных, счета в журнале счетов и т.п. Регистрация документов позволяет упорядочить документооборот и иметь оперативную информацию, а также существенно сократить время поиска необходимой информации и избежать ошибок ручной работы.

Принятие документа к учету - выполнение учетных записей по документу либо вручную, либо автоматически с помощью типовых проводок.

Документооборот – это обусловленный порядок движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив. Для эффективного принятия решений все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию своевременно. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком документооборота, который разрабатывается главным бухгалтером и является одним из элементов учетной политики. График необходим для правильной организации учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри предприятия и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с целью его обязательного исполнения не только для учетных работников, но и для других лиц участвующих в формировании и движении первичных документов.

Структура графика документооборота разрабатывается для каждого типа документа.

1. Создание документа

1.1. Количество экземпляров (2)

1.2. Ответственный за выписку (Цех №2)

1.3. Ответственный за оформления (кладовщик Петров П.П.)

1.4. Ответственный за исполнение (кладовщик Петров П.П.)

1.5. Срок исполнения (до 12-00)

2. Проверка документа

2.1. Ответственный за проверку (бухгалтер Сидоров С.С.)

2.2. Кто представляет (цех 01, цех 02)

2.3. Порядок представления (журнал регистрации Накладных)

2.4. Срок представления (еженедельно)

3. Обработка Документа

3.1. Кто исполнитель (бухгалтерия)

3.2. Срок исполнения (ежедневно)

4. Срок передачи (ежеквартально)

5. Передача в архив

5.1. Кто исполнитель (бухгалтерия)

ПД являются носителем учетной информации на предприятии. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным документом: Сначала оформи первичный документ, а затем отрази его в учете в виде проводок и/или в виде записей движения ТМЦ. Журналы первичных документов, участвующих в документообороте предприятия, расположены в справочнике, где можно их открыть. Подробнее см. раздел «Справочник документов».

Допускается электронный документооборот между предприятиями. В этом случае файл документа подписывается электронной подписью, путем заверения соответствующим сертификатом. Отгрузочными документами контрагенты обмениваются между собой напрямую, платежными документами посредством банков. Следовательно, электронный документооборот накладными и актами между хозяйствующими субъектами в единой информационной системе осуществляется тривиально. Использование электронной подписи на этих документах позволит уйти от бумажных документов в принципе. Подробнее об использовании электронной подписи см. раздел «Электронный документооборот».