КО-1 Приходный кассовый ордер

Формирование в АУБИ

Открытие нового журнала

Заполнение реквизитов документов

Настройки журнала

Кассовый ордер

Бухучет

Подписи

Коды учета

Документы

Выручка розничной торговли

Общие указания

Формирование в АУБИ

Предварительно изучите раздел Общие закладки первичных документов: «Бухгалтерский учет», «Оплаченные ПД ТМЦ», Оплаченные счета», «Оригиналы ПД»

КО-1 формируется в специальном журнале первичных документов. Как правило, по КО-1 выполняется одна проводка для всего первично документа с Д5001 в К5000 (получено из кассы), К7100 (вернули из подотчета), К6200 (получено от реализации за наличные) и т.п. Для выполнения проводки укажите верный субсчет поле «Кор.субсчет» (кредит) или выберите соответствующую стандартную проводку в закладке «Бухгалтерский учет». В случае отражения выручки розничной торговли, необходимо сформировать исходящую счет-фактуру, а также выполнить соответствующую запись в книге продаж и бухгалтерскую проводку Д9003 - К68-02. Подробнее см. ниже «Выручка розничной торговли».

Ниже на рисунке приведена экранная форма КО-1. Для формирования первичного документа необходимо заполнить реквизиты формы КО-1 и выполнить команду: Предприятие + Печать (или предварительный просмотр). Бухгалтерские проводки после указания суммы документа, дебета и кредита выполнятся автоматически.

Рисунок 1. Форма приходного кассового ордера КО-1, закладка «ПКО»

Открытие нового журнала

Для открытия нового журнала КО-1 в справочнике документов используйте следующие команды: Вставка + Касса + КО-1 Приходный кассовый ордер. Для быстрого формирования журнала выберите один из нижеприведенных шаблонов:

• Приходный кассовый ордер – создается новый журнал КО-1 для оформления поступления наличных денег в кассу.
• Приходный кассовый ордер СФ (выручка НАЛ) – создается новый журнал КО-1 для отражения выручки розничной торговли с НДС. В каждом документе такого типа в закладке «ПКО» опция Счет-фактура устанавливается автоматически за счет соответствующей настройки в свойствах журнала. Подробнее см. ниже в разделе «Выручка розничной торговли».

Заполнение реквизитов документов

Для формирования КО-1 заполните реквизиты документа:

• Подразделение – наименование структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
• Счет-фактура – включение этой опции позволяет выполнять формировать входящую счет-фактуру и бухгалтерские поводки  Д6802 - К6802 по НДС. Используйте эту опцию для отражения выручки розничной торговли. Подробнее см. ниже «Выручка розничной торговли».
• Дебет – указывается субсчет дебета (50-01, 50-02...).
• Кредит, код структурного подразделения – указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
• Кредит Кор. субсчет – указывается корреспондирующий субсчет для дебетового 50 счета.
• Кредит код аналитического учета – указывается код аналитического учета кредитового счета.
• Код целевого назначения – указывается код аналитического учета для учета целевого назначения расхода наличных средств.
• Основание – содержание хозяйственной операции.
• В том числе – сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".
• Приложение – перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Настройки журнала

Предварительно изучите раздел «Общие свойства первичных документов»: «Общие», «Доступ», «Коды учета», «Ограничивающие связи», «Подписи», «Бухучет»

В АУБИ можно открыть несколько журналов КО-1 с различными индивидуальными настройками, позволяющими автоматизировать соответствующие операции при формировании первичных документов в этом журнале. Настройки сосредоточены в закладках свойств журнала. Закладки делятся на общие и приватные. Общие закладки присутствуют в различных типах первичных документов, приватные – только в документах определенного типа. Как правило наименование закладок приватных свойств совпадает с наименованием первичного документа.

Кассовый ордер

Закладка «Кассовый ордер» содержит приватные настройки КО-1. Ниже, на рисунке, приводится пример настройки бухгалтерской проводки по НДС на уровне свойств журнала КО-1, путем указания соответствующих субсчетов закладке «Кассовый ордер».

Подробнее см.ниже «Выручка розничной торговли».

Рисунок 2. Форма свойств журнала приходного кассового ордера КО-1, закладка «Кассовый ордер»

Бухучет

Субсчета дебета и кредита - укажите один или несколько счетов по дебету (5001; 5002…) и кредиту (6000, 6200, 7100,7000, 7301,7302, 7601, 7602, 7902, 9001, 9003…). При формировании КО-1 список значений счетов по дебету и кредиту ограничивается, указанными в свойствах журнала значениями. Один из перечисленных счетов по дебету и кредиту можно указать как значение по умолчанию. Этот субсчет будет подставляться автоматически при создании нового документа. Как правило по умолчанию указывается счет 5001 по дебету.

НДС - укажите одну или несколько ставок НДС. Одну ставку НДС можно указать как значение по умолчанию. Именно эта ставка НДС будет подставляться автоматически во вновь созданных КО-1.

Банк (расчетный счет) - укажите один или несколько банковских расчетных счетов. Один расчетный счет укажите как значение по умолчанию. Именно этот расчетный счет будет подставляться автоматически во вновь созданных КО-1. Расчетный счет используется только при снятии наличных с расчетного счета.

Валюта - укажите валюту в которой будут выражаться суммы документов данного журнала. Данная опция используется очень редко для специфических учетных задач.

Проводки бухгалтерские стандартные - Как правило, для КО-1 используются стандартные проводки. Если данная опция не указана вовсе, то по умолчанию все равно используются стандартные проводки. Укажите одну или несколько стандартных проводок для данного журнала с целью ограничения используемых стандартных проводок.

Проводки бухгалтерские пользовательские (шаблоны проводок) используются достаточно редко только для решения весьма специфических  задач. Подробнее см. раздел «Проводки бухгалтерские пользовательские».

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Подписи

В закладке указываются статус (роль) и ФИО должного лица подписывающего первичный документ. КО-1 подписывает главный бухгалтер и кассир. Как правило на уровне предприятия в одноименной закладке настроек указываются все роли и ФИО должностных лиц, подписывающих первичные документы. Во всех первичных документах указанные роли будут присутствовать даже если в соответствующих журналах  подписи не будут указаны. Если вы хотите переопределить ФИО подписывающего лица для документов конкретного журнала, укажите статус и ФИО в закладке «Подписи» этого журнала.

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Коды учета

В закладке указываются («присоединяются») коды аналитического учета которые необходимы для документов данного журнала. Предварительно коды учета денежных средств  создаются в соответствующем справочнике. Для ведения аналитического движения денежных средств в каждом документе указывайте код соответствующий поступлению наличных средств в кассу. В последствии формируйте бухгалтерские ведомости в разрезе указанных кодов учета.

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Подробнее см. раздел «Справочник ведомостей».

Подробнее см. раздел «Справочник кодов учета».

Документы

Для КО-1 как правило в закладке «Документы» указываются следующие параметры:

• Договор – ссылка на журнал(ы) исходящих договоров по которым принимаются наличные платежи. Если в свойствах журнала КО-1 указана ссылка на журнал договоров, то в документах этого журнала открывается поле договора, в котором указывается собственно договор по которому принимаются наличные средства в кассу.
• Нумерация – устанавливаются параметры автоматической нумерации документов в журнале.
• ...

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Помните, что ставку НДС, банк (расчетный счет), валюту, проводки бухгалтерские стандартные и пользовательские, подписи должностных лиц не обязательно указывать в настройках конкретного журнала первичных документов. При отсутствии этих параметров в настройках журнала в явном виде будут использовать одноименные настройки, выполненные на уровне корневого узла предприятия.

Выручка розничной торговли

Для отражения выручки розничной торговли с НДС, необходимо:

• Сформировать исходящую счет-фактуру.
• Выполнить соответствующую запись в книге продаж.
• Выполнить бухгалтерскую проводку Д9003 - К68-02. Подробнее см.ниже «Выручка розничной торговли».

Для решения поставленной задачи при формировании КО-1 в закладке «ПКО» включите опцию Счет-фактура. Проводки по НДС предварительно настройте в закладке «Кассовый ордер» в свойствах журнала КО-1 (см. выше раздел «Настройки журнала»). При выполнении этих условий после указания суммы документа, дебета и кредита бухгалтерские проводки выполнятся автоматически:

Для отражения операций розничной торговли рекомендуется открыть отдельный журнал (КО-1 Выручка) в который вводятся все документы розничной торговли по z-отчету кассового аппарата в конце рабочего дня. В свойствах этого журнала включите опцию Счет-фактура с инициализацией ее во вновь создаваемых документах этого журнала. Предварительно в журнале настройте проводки по НДС. В документах такого журнала опция Счет-фактура устанавливается автоматически, следовательно, выполнятся и нужные проводки. Очень удобно также хранить все приходные кассовые ордера розничной торговли в одном журнале.

Общие указания

КО-1 выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к КО-1 подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

КО-1 передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. Квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или уполномоченного лица и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается плательщику.

КО-1 запрещено выдавать на руки лицам, вносящим деньги в кассу. Бухгалтер передает КО-1 в кассу. Кассир проверяет правильность оформления документа, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. Затем он принимает деньги и подписывает КО-1 и квитанцию к КО-1. Далее кассир отрывает квитанцию и передает лицу, внесшему деньги. Деньги по КО-1 принимают только в день их оформления. При поступлении денег в кассу из банка составляется КО-1. Сдатчиком денег является главный бухгалтер, которому кассир вручает квитанцию. Квитанция прикладывается к выписке банка. Предприятие принимающее деньги от населения за оказываемы услуги вне зоны действия центральной кассы может приход денег оформлять в конце дня одним КО-1 с приложением к нему приемных квитанций (работа без кассового аппарата) или контрольных лент (работа с кассовым аппаратом).