КО-2 Расходный кассовый ордер

Унифицированная форма в формате: MSWord; MSExcel

Формирование в АУБИ

Заполнение реквизитов документа

Настройки журнала

Кассовый ордер

Бухучет

Подписи

Коды учета

Документы

Формирование платежной ведомости Т-53 из КО-2

Закладка «Платежная ведомость»

Период удержания (месяц, год)

Вид удержания

Папка ЛС

Суммы к выдаче

Сформировать удержание

Сформировать суммы к выплате

Сформировать

Общие указания

Формирование в АУБИ

КО-2 формируется в специальном журнале первичных документов.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

КО-2 выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Ниже на рисунке приведена экранная форма КО-2. Для формирования первичного документа необходимо заполнить реквизиты формы КО-2 и выполнить команду: Предприятие + Печать (или предварительный просмотр). Бухгалтерские проводки после указания суммы документа, дебета и кредита выполнятся автоматически.

Рисунок 1. Форма расходного кассового ордера КО-1, закладка «РКО»

Заполнение реквизитов документа

• Подразделение – наименование структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
• Код – код аналитического учета

1. Предприятие, организация – наименование предприятия или организации оформившей КО-2.

2. Номер документа – порядковый номер КО-2 с начала года.

3. Дата составления – дата составления КО-2 (по умолчанию устанавливается текущая дата).

4. Дебет, код структурного подразделения – код структурного подразделения, по которому расходуются денежные средства, заполняется в случае, если организация применяет систему кодирования. В программе при создании нового документа автоматически ставится прочерк.

5. Дебет, корреспондирующий счет, субсчет – номер счета или субсчета, корреспондирующего со счетом 50 "Касса" в данной хозяйственной операции.

6. Дебет, код аналитического учета – заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если в организации предусмотрено применение таких кодов.

7. Кредит – заносится номер счета, с кредита которого списывается сумма денежных средств.  В программе при создании нового документа автоматически ставится № 50.

8. Сумма – Сумма платежа проставляется цифрами в рублях и копейках.

9. Код целевого назначения – записывают код целевого назначения использования выданных средств, если организация применяет соответствующую систему кодирования. В программе при создании нового документа автоматически ставится прочерк.

10. Выдать – фамилия, имя, отчество получателя или название организации через доверенное лицо. Если выдача денег производится по доверенности, то после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

11. Основание платежа – указывается операция со ссылкой на первичный документ, номер и дату его составления:

11.1. Зарплата.

11.2. В подотчет на хозяйственные нужды.

11.3. На командировочные расходы.

11.4. Зарплата за аренду, услуги.

11.5. Зарплата по ведомости.

11.6. Зарплата по трудовому соглашению.

12. Сумма – сумма денежных средств, которые выдаются из кассы, указывается прописью.

13. Приложение – прилагаемые к КО-2 первичные документы. Указывается на основании, какого юридического документа выполняется данная операция (приказ, расчетная ведомость, договор подряда, трудовое соглашение, служебная записка...).

14. Подписи – подписи руководителя и главного бухгалтера.

15. Получил – сумма рублей прописью с заглавной буквы, сумма копеек цифрами (заполняется получателем).

16. Дата получения (заполняется получателем).

17. Подпись получателя.

18. Наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

19. Выдал кассир – подпись кассира.

Настройки журнала

Предварительно изучите раздел «Общие свойства первичных документов»: «Общие», «Доступ», «Коды учета», «Ограничивающие связи», «Подписи», «Бухучет».

В АУБИ можно открыть несколько журналов КО-2 с различными индивидуальными настройками, позволяющими автоматизировать соответствующие операции при формировании первичных документов в этом журнале. Настройки сосредоточены в закладках свойств журнала. Закладки делятся на общие и приватные. Общие закладки присутствуют в различных типах первичных документов, приватные – только в документах определенного типа. Как правило наименование закладок приватных свойств совпадает с наименованием первичного документа.

Рисунок 2. Форма свойств журнала расходного кассового ордера КО-2, закладка «Общие»

Кассовый ордер       

Закладка «Кассовый ордер» в настоящее время в КО-2 не используется.

Бухучет

Субсчета дебета и кредита – укажите один или несколько счетов по дебету (5100, 5700, 6000, 6200, 7000, 7100, 7301, 7604…) и кредиту (5001; 5002…). При формировании КО-1 список значений счетов по дебету и кредиту ограничивается, указанными в свойствах журнала значениями. Один из перечисленных счетов по дебету и кредиту можно указать как значение по умолчанию. Этот субсчет будет подставляться автоматически при создании нового документа. Как правило по умолчанию указывается счет 5001 по кредиту.

НДС – укажите одну или несколько ставок НДС. Одну ставку НДС можно указать как значение по умолчанию, которое подставляется автоматически во вновь созданных документы.

Банк (расчетный счет) – укажите один или несколько банковских расчетных счетов. Один расчетный счет укажите как значение по умолчанию. Именно этот расчетный счет будет подставляться автоматически во вновь созданных КО-2. Расчетный счет используется только при взносе наличных на расчетный счет.

Валюта – укажите валюту в которой будут выражаться суммы документов данного журнала. Данная опция используется очень редко для специфических учетных задач.

Проводки бухгалтерские стандартные – Как правило, для КО-2 используются стандартные проводки. Если данная опция не указана вовсе, то по умолчанию все равно используются стандартные проводки. Укажите одну или несколько стандартных проводок для данного журнала с целью ограничения используемых стандартных проводок.

Проводки бухгалтерские пользовательские (шаблоны проводок) используются достаточно редко только для решения весьма специфических  задач.

Подробнее см. раздел «Проводки бухгалтерские пользовательские».

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Подписи

В закладке указываются статус (роль) и ФИО должного лица подписывающего первичный документ. КО-2 подписывает главный бухгалтер и кассир. Как правило на уровне предприятия в одноименной закладке настроек указываются все роли и ФИО должностных лиц, подписывающих первичные документы. Во всех первичных документах указанные роли будут присутствовать даже если в соответствующих журналах  подписи не будут указаны. Если вы хотите переопределить ФИО подписывающего лица для документов конкретного журнала, укажите статус и ФИО в закладке «Подписи» этого журнала.

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Коды учета

В закладке указываются («присоединяются») коды аналитического учета которые необходимы для документов данного журнала. Предварительно коды учета денежных средств  создаются в соответствующем справочнике. Для ведения аналитического движения денежных средств в каждом документе указывайте код соответствующий поступлению наличных средств в кассу. В последствии формируйте бухгалтерские ведомости в разрезе указанных кодов учета.

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Подробнее см. раздел «Справочник ведомостей».

Подробнее см. раздел «Справочник кодов учета».

Документы

Для КО-1 как правило в закладке «Документы» указываются следующие параметры:

• Договор – ссылка на журнал(ы) исходящих договоров по которым принимаются наличные платежи. Если в свойствах журнала КО-1 указана ссылка на журнал договоров, то в документах этого журнала открывается поле договора, в котором указывается собственно договор по которому принимаются наличные средства в кассу.
• Нумерация – устанавливаются параметры автоматической нумерации документов в журнале.
• …

Подробнее см. описание соответствующей закладки в разделе «Общие свойства документов».

Помните, что ставку НДС, банк (расчетный счет), валюту, проводки бухгалтерские стандартные и пользовательские, подписи должностных лиц не обязательно указывать в настройках конкретного журнала первичных документов. При отсутствии этих параметров в настройках журнала в явном виде будут использовать одноименные настройки, выполненные на уровне корневого узла предприятия.

Формирование платежной ведомости Т-53 из КО-2

Подробней о платежной ведомости Т-53 см. «Формирование платежной ведомости Т-53» в разделе «Т-53-платежная ведомость».

Формирование платежной ведомости Т-53 рекомендуется выполнять непосредственно в документах:

КО-2 – при выдаче зарплаты из кассы

ППисх – при перечисление зарплаты с расчетного счета предприятия на кредитные карточки сотрудников.

Для формирования платежных ведомостей с в первичных документах КО-2 и ППисх необходимо при входе в систему выбрать компонент «Объединенный контекст», т.к. в этих документах совмещены функции бухгалтерского учета (КО-2 и ППисх) и заработной платы (Т-53). В компоненте «Заработная плата и отдел кадров» недоступны платежные документы, а в компоненте «Бухгалтерский учет…» недоступен отчет Т-53.

При выплате заработной платы из кассы необходимо создать первичный документ КО-2, а при перечислении заработной платы с расчетного счета предприятия на кредитные карты сотрудников – документ ППисх. Во вновь созданном документе введите основные реквизиты. Для того, чтобы в ведомость попали все сотрудники предприятия, в качестве контрагента укажите наименование своего предприятия выбрав его из справочника или двойным щелчком мыши в поле контрагент. Если в качестве контрагента указан сотрудник (лицевой счет), то в ведомость Т-53 попадут данные только по этому человеку. Далее переключитесь в закладку «Платежная ведомость».

При выплате заработной платы из кассы необходимо создать первичный документ КО-2 в специальном  журнале «Расходный кассовый ордер ЗП». В каждом документе такого типа в закладке «Платежная ведомость» имеется возможность формировать ведомость на выдачу заработной платы по форме Т-53. См. подробнее выше в разделе «Открытие нового журнала КО-2». 

После формирования удержаний значения денежных сумм в таблице можно исправлять вручную. При наличии сформированных удержаний заголовок закладки блокирован. Получить доступ к настройкам в заголовке закладки можно путем удаления ВСЕХ записей об удержаниях по документу. Для этого выделите все записи удержаний в таблице и нажмите клавишу Del.

Ручной ввод удержания для лицевого счета не предусмотрен.

При формировании записей удержаний для дебетового счета добавляется код учета «Контрагент» имеющий значение ФИО сотрудника. Т.о. строится аналитический учет по счету 70-00 в разрезе сотрудников (лицевых счетов).

Закладка «Платежная ведомость»

Ниже на рисунке приведен внешний вид закладки «Платежная ведомость» для документа КО-2 при  не сформированных суммах к выплате. ППисх для перечисления заработной платы имеет аналогичную закладку.

Рисунок 3. Внешний вид закладки «Платежная ведомость» при несформированных суммах к выплате

Назначение полей для формирования сумм к выплате (заголовок закладки):

Период удержания (месяц, год)

Период удержания (месяц, год) – по умолчанию равны установленному периоду расчета заработной платы в свойствах корневого объекта предприятия. Характеризует период, к которому будут отнесены выплаты при расчетах с персоналом. Период отображаются в специальном журнале «Расчеты с персоналом» в котором рассчитываются начисления и удержания соответствующего периода.

Период удержания (за) – Отражается в поле «за период» документа «Расчеты с персоналом». По умолчанию эта дата равна установленному периоду расчета заработной платы. При необходимости дата «Период удержания (за)» может быть изменена вручную. Выдача зарплаты может осуществляться в текущем месяце по удержаниям позапрошлого месяца (больничный лист и т.п.), например период удержания март, за февраль.

Вид удержания

Вид удержания «другие удержания» из справочника удержаний. Ограничение: при помощи настоящей закладки невозможно сформировать удержания, влияющие на размер других удержаний или зависящие от размера других удержаний. Как правило используются удержания: «Зарплата» и «Аванс».

Папка ЛС

Папка справочника лицевых счетов. Данные для ведомости Т-53 будут формироваться для сотрудников расположенных в указанной папке, в т.ч. и во вложенных папках. Сотрудники в справочнике лицевых счетов располагаются в одной или нескольких папках, например соответствующих подразделениям предприятия.

Для малых предприятий рекомендуется размещать всех сотрудников в одной папке справочника сотрудников, например папка «Офис». Тогда выполнение операции выплаты заработной платы сводится к единственному документу РКО и одной ведомости Т-53. Если сотрудники в справочнике лицевых счетов расположены в различных папках, то для формирования ведомости Т-53 в поле «Папка ЛС» укажите наименование корневого узла справочника лицевых счетов «Лицевые счета».

Суммы к выдаче

При включенной опции «Суммы к выдаче» при выполнении команды «Сформировать» формируются хозяйственные операции в виде положительных разниц между начисленными и удержанными суммами по лицевому счету.

Алгоритм формируется в зависимости от значения опции «Учитывать входящие остатки при расчетах с персоналом» в закладке «Зарплата и кадры» свойств предприятия. При включенной опции формируется разница ВСЕХ начислений и ВСЕХ удержаний до указанного периода включительно. При отключенной – формируется разница начислений удержаний только за указанный в свойствах предприятия текущий период, например – 1 месяц.

Сформировать удержание

Осуществляется попытка сформировать вычисляемые удержания по лицевым счетам, находящимся в соответствующей папке. Обязательное условие: в документе свойств  лицевого счета от времени и предприятия, действующем на расчетный период должна присутствовать действующая в этом периоде запись о соответствующем удержании. Внимание: удержание вычисляется в периоде один раз. Если оно вычислено в контексте документа КО-2 оно не будет вновь вычисляться при расчете удержаний для лицевого счета при вызове метода «Расчет удержаний ЗП» контекста папки справочника сотрудников. Используйте опцию «Удержание», например для расчета сумм авансов. В этом случае в справочнике удержаний создается удержание «Аванс» в котором указывается величина аванса, например 40% от суммы заработной платы. 

Сформировать суммы к выплате

Формируются удержания для лицевых счетов находящихся в соответствующей папке или подчиненных папках с указанной суммой. Сумма указывается в соответствующем поле, доступ к которому открывается при выборе опции «Список с суммами» в закладке «Платежная ведомость» документа РКО.

Сформировать

Команда «Сформировать» позволяет создать в закладке «Платежная ведомость» бухгалтерские записи выдачи заработной платы для каждого сотрудника имеющегося в указанной папке с соответствующим удержанием.

После формирования удержаний значения денежных сумм в таблице можно исправлять вручную. При наличии сформированных удержаний заголовок закладки блокирован. Получить доступ к настройкам в заголовке закладки можно путем удаления ВСЕХ записей об удержаниях по документу. Для этого выделите все записи удержаний в таблице и нажмите клавишу Del.

Ручной ввод удержания для лицевого счета не предусмотрен.

При формировании записей удержаний для дебетового счета добавляется код учета «Контрагент» имеющий значение ФИО сотрудника. Т.о. строится аналитический учет по счету 70-00 в разрезе сотрудников (лицевых счетов).

Рисунок 4. Внешний вид закладки после формирования сумм к выплате

Подробней о выдаче заработной платы наличными из кассы по платежной ведомости см. раздел «Т-53-платежная ведомость».